วันนี้เว็บไซต์โรงเรียนบ้านไผ่ตะล่อม จะขอนำ แบบฟอร์มหนังสือราชการต่างๆ การเขียนหนังสือราชการเพื่อติดต่อสื่อสาร ซึ่งการสื่อสารทุกวันนี้เป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง หากมีการสื่อสารที่ไม่ถูกต้องของผู้ส่งสาร และผู้รับสาร อาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาก็เป็นได้ การเขียนหนังสือจึงมีความสำคัญและจำเป็นค่อนข้างมากสำหรับผู้ที่เป็นข้าราชการ ในหน่วยงานในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการและหน่วยงานราชการในสังกัดอื่นๆ ที่ขาดแคลนทรัพยากรบุคคลที่มีความชำนาญในงานสารบรรณ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ทางเว็บไซต์โรงเรียนบ้านไผ่ตะล่อม จึงคิดว่าเราจะต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับร่างโต้ตอบหนังสือได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ในการเขียนหนังสือราชการจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเขียนหนังสือราชการสิ่งที่พึงปฏิบัติคือ

1. ยึดถือตามระเบียบ (ยึดรูปแบบ ตามที่ระเบียบกำหนด)
2. ยึดหลักปฏิบัติตามองค์กร(วัฒนธรรมของแต่ละองค์กร)
3. ยึดหลักนโยบายขององค์กรเช่น กรณีการเรียงหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา ให้จัดเรียงหนังสือฉบับจริงขึ้นก่อน ตามด้วยสำเนาคู่ฉบับ ( หรือ เช่น หนังสือฉบับจริงและคู่ฉบับจัดเรียงเสนอคนละหน้าไม่ให้เรียงซ้อนกัน ติด “ โปรดลงนาม “ทุกแผ่นที่จะให้ผู้บังคับบัญชาลงนาม พร้อมแนบเรื่องเดิมหรือ กฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น)
 

1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ติดต่อระหว่าง ส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก ใช้กระดาษครุฑ

หนังสือภายนอก

2.หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือภายในโรงเรียนเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

หนังสือภายใน

3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ที่รับผิดชอบและลงชื่อย่อกับตรา ใช้กระดาษครุฑ

หนังสือประทับตรา

4.  หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
 –  คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
–  ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
 –  ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ

แบบฟอร์มหนังสือราชการ หนังสือสั่งการ

5.  หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
–  ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
–  แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความ เข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ให้ใช้กระดาษครุฑ
–  ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

แบบฟอร์มหนังสือราชการ หนังสือประชาสัมพันธ์

6.  หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น
–  หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ
–  รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
–  บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่า ส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

แบบฟอร์มหนังสือราชการ หนังสือประทับตรา

หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการที่ดี หลัก 5c นั้น คิดค้นเพื่อการจดจำที่ง่ายขึ้น ได้แก่

ถูกต้อง(Correct)

ชัดเจน (Clear)

รัดกุม (Confirm)

กะทัดรัด Concise (Concise)

การโน้มนำสู่จุดประสงค์ (Convince)